公文[de]含义
公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成[de]体式完整、内容系统[de]各种书面材料，或称文件。
公文[de]特征
一、有鲜明[de]政治性。
二、有法定[de]作者。法定作者，即有依法成立并能以自己[de]名义行使权利和承担义务[de]组织。
三、有法定[de]权威和特定[de]格式。作为机关[de]喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关[de]法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。
四、有现实[de]效用。
公文[de]作用
一、有上传下达、互通情报[de]作用。
二、有工作依据和凭证[de]作用。
三、有宣传教育[de]作用。
四、有规定人们行为[de]规范作用。
公文[de]格式
公文[de]格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者[de]通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文[de]主要内容。公文标题[de]位置在公文[de]开首，居于正文[de]上端中央。
二、主送机关。上级机关对下级机关发出[de]指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文[de]主送机关；下级机关向上级机关报告或请示[de]公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
三、正文。这是公文[de]主体，是叙述公文具体内容[de]，为公文最重要[de]部分。正文内容要求准确地传达发文机关[de]有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
四、发文机关。写在正文[de]下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日[de]中间，作为发文机关对公文生效[de]凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文[de]末尾、发文机关[de]下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期[de]全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发[de]日期为准。
六、主题词。一般是将文件[de]核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容[de]有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处[de]抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关[de]公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党[de]机关在红线中加一五角星）衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表[de]是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院[de]代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文[de]，只注明主办机关[de]发文编号。编号[de]位置：凡有文件版头[de]，放在标题[de]上方红线与文头下面[de]正中位置；无文件版头[de]，放在标题下[de]右侧方。编号[de]作用：在于统计发文数量，便于公文[de]管理和查找；在引用公文时，可以作为公文[de]代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号[de]右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及[de]机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密[de]安全。密级[de]位置：通常放在公文标题[de]左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头[de]左上方，以便查对、清退。
十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限[de]要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文[de]时效，确保紧急工作问题[de]及时处理。紧急程度[de]标明，通常也是放在标题左上方[de]明显处。
十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左[de]地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性[de]非机密性公文，下级机关对上级机关[de]行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文[de]文字材料，它也是某些公文[de]重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文[de]补充说明或参考材料[de]。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件[de]名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
公文[de]行文关系
行文[de]关系，指[de]是发文机关与收文机关之间[de]关系。注意：
一、下级机关一般应按照直接[de]隶属关系行文而不要越级行文。
二、行文常规：平行或不相隶属[de]机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。
三、要分清主送机关和抄送机关。向上级[de]请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关[de]重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导[de]单位向上级机关[de]请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求[de]问题；上级机关向受双重领导[de]单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
四、要注意党政不分[de]现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面[de]工作，应以政府名义行文；凡属党委方面[de]工作，应以党委名义行文。
公文写作[de]基本要求
不同种类[de]公文，有着不同[de]具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类[de]公文，都必须做到以下同点：
一、要符合党和国家[de]方针政策、法律法令和上级机关[de]有关规定。
二、要符合客观实际，符合工作规律。
三、公文[de]撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。（二）文字要精炼，篇幅要简短。（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。（四）论理要合符逻辑。公文[de]观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意[de]缩略语，对涉及一些平时用简称[de]单位应使用全称。。（六）正确使用标点符号。（七）正确使用顺序号[ 一、（一）、1、（1）]。
五、要符合保密制度[de]要求。
公文[de]种类
公文[de]种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布[de]《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关[de]公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：
上行文──下级机关向所属上级机关[de]发文，如请求、报告。
平行文──平行机关或不相隶属[de]机关之间[de]发文，如通知、函。
下行文──上级机关对所属下级机关[de]发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
延华集团和各成员企业使用频率较高[de]文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。
请示和报告
一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用[de]公文。请示与报告[de]区别：请示是要求上级机关给予答复[de]文件，而报告则是不要求答复[de]文件。
（一）什么事情应该请示？
一般而言，凡向上级请示[de]问题，应属于以下几种情况：
1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理[de]事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理[de]事项。
3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理[de]事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理[de]事项。
5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理[de]事项。
6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核[de]事项。
7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核[de]有关事项。
（二）撰写请示需掌握[de]三个要领：
1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题[de]意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关[de]现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见[de]内容，并加以分析比较，还可提出倾向性[de]意见，供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级[de]要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调[de]问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求[de]目的，是为了得到上级及时、准确[de]批复，但行文中切勿使用要挟[de]言辞。
二、报告。报告是陈述性文件。它[de]种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。
为了陈述清楚，报告[de]拟写方式一般可分为四个部分：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省[de]专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。
通知
通知是一种使用范围较广[de]文体。凡需要特定机关和人员知道、办理[de]事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
一、一般性通知。在上级机关[de]有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知[de]事项，如何办理，有什么要求等。
二、会议通知。上级机关要召开比较重要[de]会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议[de]按时召开和正常进行。
三、任免通知。上能机关在任免下级机关[de]领导人或上级机关[de]有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知[de]写法比较简单，一般只要写清楚决定任免[de]时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员[de]具体职务即可。
不论哪种类型[de]通知，都应该注意以下几点：
一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）[de]标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切[de]，应尽量避免，更不应提倡。
二、被通知单位就是文件[de]主送单位，有[de]通知往往不写被通知单位，这是不妥当[de]。
三、如果所通知[de]事项需要被通知[de]单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见[de]“紧急通知”。
通报
通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位[de]文件。
通报[de]作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作[de]进程，树立全局思想，安排自己[de]工作；或使其学习他地、他人[de]经验，见贤思齐，推动自己[de]工作；或使其记取他地、他人[de]教训，引以为戒，警惕类似问题[de]发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容[de]普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。
通报采用叙事[de]写法，总[de]要求：叙事清楚，简明扼要。
函
函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用[de]文体。函[de]特点是不受公文规定[de]严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公函大体有以下几种用法：
一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，
三、用函来通知一般事项。如通知开一般性[de]会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
四、向上级机关请示较小事宜也常用函。
函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。
机关公文[de]制发程序
凡以机关名义制发[de]各类文件，均须按以下程序处理：
制发文件单位拟稿
送机关办公室核稿
呈领导审阅签发
机要员登记编号
打字校对付印装订
机要员用印留存
发文单位发出文件
1998年1月22日
办公室主任应具备[de]素质
无论什么机关[de]办公室主任，都是那个机关领导者[de]耳目、参谋和助手。一个称职[de]办公室主任，应该具备以下素质：
一、具有正确领会领导意图[de]理解能力。领导[de]意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达[de]。因此办公室主任必须要正确理解领导[de]意图，以便准确地上传和下达领导[de]意见、指示。
二、具有组织大型会议和大型活动[de]组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽[de]计划与周密[de]安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到[de]所有细小末节[de]事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。
三、具有妥善处理事务[de]能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务[de]，所以，无论是领导交办[de]事务还是领导没有交办[de]机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导[de]形象。
四、具有很强[de]驾驭文字[de]能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单[de]文字工作，更重要[de]是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文[de]各类文稿。所有这些出台[de]文字材料，都代表着机关[de]形象。因此，办公室主任应该具备很强[de]驾驭语言文字[de]能力，并不断努力提高自己[de]写作水平。
五、要有很强[de]综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能[de]机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者[de]立场和角度做好全局各项工作。
六、要有一定[de]公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。
七、要有超前[de]预测和参谋能力。某些事预计领导会想到，要提前作好准备；某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导[de]办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。
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