同事沟通如何才能减少信息流失


  如果你是老板或是一名管理人员,你的一个重要职责就是给员工或下属安排工作。如何确保自己的命令和指示准确无误并让员工切实遵照执行,高效地完成任务呢?

    沟通的位差效应

  美国加利福尼亚大学曾作过一项关于“沟通效率”的研究,结果发现:“从上到下传递的信息,比如上司传话给下属,只有20%—25%能最终被下属知道并正确理解;从下到上传达的信息,最终能被正确理解的不超过10%。”这种信息“打折扣”的现象,被称为“沟通的位差效应”。

  导致“沟通位差”的原因,包括社会地位、知识水平、年龄差异等各方面的差距。就像从高往低倒水容易溢出、从低往高抽水非常费力一样,导致了有效信息的流失。因此,沟通过程中,要想信息尽量少流失,关键是要克服位差,让交流双方处于同一“水平”。

  第一,上司交代任务时,最好就事论事,而不要用命令的口气,同时可以加上一封确认邮件或书面通知,保证万无一失。

  第二,日常交流中,要彼此关照,比如不要对门外汉大谈专业术语等。

  第三,与老人、孩子等特殊人群交流时要灵活调整,比如蹲下身子和孩子面对面、适当靠近老人耳朵等。研究表明,“平行交流”的效率可达90%以上。

    上司发号施令做好3点员工更得力

  1、语气适当。下达指令的语气应谦逊有礼、温和而不失严肃,这比颐指气使或屈尊俯就的态度更容易让人接受,也更能让人将工作做得更好,例如不要对员工说:“现在你能抽点时间解决这件事吗?你知道,这件事很急。“但也不要哀求员工:“这件事实在无人可做,只有靠你帮我了。”

  2、任务明确。向员工提出工作要求时,应当明确自己需要什么,以及什么时候需要,同时也要让员工明白自己要完成的任务和要求达到的标准。指定完成的期限也要明确一点,例如“请在下周一以前将解决方案呈交上来。”“星期三有客户前来参观,请各部门作好准备工作。”

  3、检查监督。定期检查和监督员工作进度是必要的,但不要冲进员工的办公室劈头盖脸地问:“怎么还没有完成?”而应采取一种和蔼的态度,亲切地拍拍对方肩头,以示鼓励,经常询问员工的工作进展或有什么困难,既可激励员工又可及时了解自己指派的任务完成得怎样了。