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POWERPOINT2000教程(一)
3月21日
  MICROSOFT的OFFICE是一个及WORD字处理、EXCEL电子表格、POWERPOINT幻灯片、ACCESS数据库、OUTLOOK办公管理于一身的集成软件,在OFFICE家族中,WORD和EXCEL经常被大家用到,所以不是很陌生,但是,一提到POWERPOINT可能大家还对它比较陌生,其实如果您经常看一些电视教学节目,其中的动画效果就有很多是使用POWERPOINT制作的, POWERPOINT就在您的身边,它的使用几乎和其它的OFFICE组件是一样的,可以说一通百通。

  现在我们来好好看看,POWERPOINT幻灯片的工作界面吧!POWERPOINT是由菜单栏、工具栏、标尺、备注栏和状态栏等组成的,详见图(1)。(在图中还有“大纲栏”为什么没有写入的组成部分中呢?因为“大纲栏”只有在普通视图中才可以看到!)



图(1)

第一章.关于POWERPOINT的文件处理

  首先我们看看菜单,菜单中的第一个栏目是文件,所有与POWERPOINT文件有关的命令都放在在这里,今天我们讨论的是这里的一些不被大家注意的问题!

  当我们单击“文件”菜单后,可以找到“新建”,我们点击它,这时会弹出一个“新建演示文稿”的窗体,里面有三个标签,“常用”、“设计模板”、“演示文稿”,点击不同的标签有不同的模板,对于一个刚刚接触POWERPOINT的人来说,建议使用一个POWERPOINT中内置的模板,例如我们选择了“演示文稿”中的“财务状况”,这时POWERPOINT自动生成了一个“财务状况”的副本,如图(1)所示,在窗体最左面的这些文字部分是POWERPOINT的大纲部分,这时如果您单击这些文字,它将显示不同的POWERPOINT页面,例如我点击了,“10.股票状况”,这时右侧的页面发生了改变,也会变成了股票走势的图样的“股票状况”的页面(即第10页),而且,在状态栏中显示为“大纲”字样,说明您正在“大纲栏”内编辑,图(1)显示的每一行加粗文字,都代表着一个POWERPOINT页,(这些加粗文字就是每一张幻灯片的标题,不信你可以试一试,将“股票状况”改为“本年度股票状况”,这时你会发现右侧的标题也随之改变了!),每一页也就是一个动画的载体,在这个页上我们可以发挥想象力,做作出一个又个令人目不暇接的动画画面,但是这些动画不是我们今天学习的目的,详细的制作动画要在下几期中刊出。

  好了复习一下,点击“文件”�“新建”就可以打开一个漂亮的模板,如果您对此并不满意您也可以自己做一个空白的幻灯片页,方法是:“新建演示文稿”的窗体,点击“常用”标签,双击“空演示文稿”(快捷键Ctrl + N),之后也会弹出一个“新幻灯片”对话框,并让您找到一个合适的版式,就是这么简单!

  好吧开始讨论下一个命令“打开”,如图(2)所示,这就是POWERPOINT2000的“打开”对话框!(捷键“Ctrl+O”)



图(2)

  在“查找范围”中我只讲一下不经常被用到的“历史”、“收藏夹”和“WEB文件夹”, “历史”文件夹,这里放着您以前曾经打开过的所有POWERPOINT文件及HTML文档(POWERPOINT2000以完全支持网页的制作,所以可以打开WWW文件,并支持将POWERPOINT文件保存为HTML,详细情况我会用一个专栏来写的。);“收藏夹”也就是IE浏览器中的“收藏夹”;而“WEB文件夹”则要您连接到网上后,提供给您网络服务权限的服务器中的文件及文件夹,如果单机运行是无法看到的!

  在该对话框中还可以看到很多的“文件类型”,默认情况下是“所有POWERPOINT演示文稿”而您要打开特殊的文稿也可以单击,右面的下拉菜单选择即可,例如我要打开一个幻灯片的模板我可以选择“演示文稿设计模板 *.pot”注意:如果您不以这种方式打开模板将不能直接修改模板,而只是打开了模板的副件;还有一种打开方式值得提醒各位,那就是“POWERPOINT加载宏 *.ppa”,“宏”是对MS OFFICE二次开发的工具,它的作用是将经常运行的工作自动化,POWERPOINT提供两种创建“宏”的方法:录制和编写,而加载宏则是宏程序的一种延伸,可以作为插件来使用,POWERPOINT的加载宏一般是第三方提供的,通常采用菜单的形式来实现某种功能!

  好了复习一下, “打开” 命令就是让POWERPOINT打开文件,并对这些文件进行修改操作,它可以打开所有你机器上的POWERPOINT文件,也可打开WWW网上的文件!还讲了如何打开“模板”及“加载宏”。

  POWERPOINT的“保存”与“另存为”,“保存”就是将您的幻灯片文件存在保存介质中,如硬盘,我在这里就不多说了,重点放在“另存为”命令,当您点击“另存为”后会弹出一个“另存为”对话框样子和“打开”对话框基本一致,它的作用就是将已经存在的幻灯片文档保存为一个其它格式的文档,默认值为“演示文稿*.ppt”,你还可以将幻灯片存为HTML网页文档、JPG/BMP/WMF等图形格式、还可以另存为低版本的POWERPOINT文稿,如95格式的幻灯片,还可以存为“POWERPOINT放映*.pps”,这种格式的文档就是POWERPOINT的最终格式,即如果双击带有后缀“PPS”的文档,将不会进入到POWERPOINT的编辑状态,而是直接进行满屏动画放映,所以这种文档一般都是确认完成后,才保存的格式!优点:不用进入POWERPOINT工作界面后,再点击“幻灯片放映”按钮,而是直接放映。缺点:每次修改的时候只能先打开POWERPOINT后,然后点击“打开”来修改这个文件!

  注意:在“另存为”对话框中的保存图形格式时,如果你的POWERPOINT中有很多页面,但你只想保存一页,如我只想保存第一页为图形文件,那么你首先用最右侧的垂直滚动条,将幻灯片滚动到第一页,或者直接在“大纲”栏内点击“1.财务状况”,然后在弹出的对话框中点击“否”即可,如果点击“是”则将保存所有页为图形文件,即如果你有10页POWERPOINT将保存10张图片!(请注意这样保存的图片文档的质量不是很高!)

  我们复习一下这一节:可以将POWERPOINT文档存为“直接放映*.pps”、“图片”、“HTML文档”、“RTF”格式及以前版本的POWERPOINT(注意:如果另存为以前版本的文档将失去一些2000版本的功能,特别是另存为95版本。)

待续…

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