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POWERPOINT2000教程(五)
3月22日
上一节中我们讨论了如何使用POWERPOINT的“页面设置”和菜单“打印”,着重讲了“打印”问题,其中“打印范围”是我们学习的重点,还讲了如何打印“讲义”、“备注页”、“大纲视图”,最后提到了如何“根据纸张调整大小”及如何“打印隐藏幻灯片”。
  这一节我们来接着讨论POWERPOINT幻灯片菜单“文件”中的“发送”命令,这个命令是6个命令的集合,首先我们先看看这个菜单,如图(1)所示,首先我们先点击“邮件收件人”这条命令,接着弹出如图(2)所示的对话框,提示您是“以附件形式发送整个演示文稿”还是“以邮件正文形式单独发送当前幻灯片”

图(1)

  ,首先如果我们点击图(3)所示的“以邮件正文形式单独发送当前幻灯片”后点击“确定”按钮,你会发现,POWERPOINT的界面已经改

图(2)

  变了,工具栏下面增加了一个电子邮件工具栏,如图(3)所示,如果您经常使用微软公司的EMAIL软件OUTLOOK EXPRESS,你会发现这个弹出的工具栏和OUTLOOK EXPRESS的界面几乎完全一样,这时您只要点击图(3)中的“收件人”篮框中的按钮这时会弹出一个联系人的对话框,在这个对话框中,你选中一个或多个人的邮件,然后单击“确定”,在“收件人”后面的文本框中,将出现一个或多个你要发送的邮件的“收件人”的EMAIL地址,或者直接在收件人后面的文本框内输入一个EMAIL地址,这时如果你没有什么别的内容要填写的话,就可以点击图(3)中的“发送此幻灯片”按钮将你的这张POWERPOINT文稿发送出去;

图(3)

  如果我们按照图(2)所示的默认方式,直接点击“确定”按钮,POWERPOINT将生成一个标题与POWERPOINT文稿完全一致的邮件,并且把这篇POWERPOINT文稿以附件形式的放在,邮件的附件发送框内(即邮件的最下方的图标,如果我们双击这个POWERPOINT文稿可以将它打开并编辑)。
   而在图(1)中“发送”命令中的“邮件收件人(作为附件)”只是第一条菜单命令中的“以附件形式发送整个演示文稿”命令的快捷菜单方式,目的是节省了用户操做步骤;   现在我们再接着讲一下,关于“传送收件人”这条命令如图(1)第三条命令所示,单击后弹出一个“添加传送名单”的对话框,单击“地址”按钮,然后在弹出的对话框中选择几个要同时发送的邮件地址,在图(4)中我选择的这三个人名就是我在“地址”按钮中选择的,好了我们将这三个人可以添加到名单中了,请点击图(4)中的“添加名单”按钮。

图(4)


  这时如果您再次点击菜单中的“文件”—“发送”命令你会发现图(1)中的菜单中发生了变化,如果要将演示文稿传送给不在传送名单上的人,请单击“文件”菜单中的“发送”,再单击“其他传送收件人”。如果希望其他用户能一个接一个地查看演示文稿,则可以通过电子邮件传送演示文稿。通过一个收件人接一个收件人地传送演示文稿,可以使得每个用户都能看到前面的批注,也可以发送给组别名,这样所有收件人都可以同时收到演示文稿。(如果要一个接一个地将演示文稿发送给组别名中的成员,则应传送给个人而不是组别名。)传送演示文稿后,用户可以跟踪其状态。在所有收件人都已查看该演示文稿之后,POWERPOINT将自动返回;传送到“Exchange文件夹”的意义就是:要使其他人也可使用演示文稿但又不希望通过电子邮件进行发送,则可将演示文稿投递到Microsoft Exchange中;关于“联机会议参加人”需要安装Microsoft NetMeeting程序,使得用户可以与不同地方的人们实时地共享和交换信息,但是速度要慢一些;最后我们再看看发送到“Microsoft Word”这条命令,当我们点击它的时候,会弹出一个对话框如图(5)所示,

图(5)

  在“撰写”对话框的“WORD版式”中有5个单选框,我就将这几个单项框一一进行描述,①“备注在幻灯片这后”即在WORD文档中生成一个表格如果您的幻灯片有3页那么,这个表格将有自动产生三行.②“空行在幻灯片之后”与第一个单选框的使用方法基本是一样的但是在备注栏中有所不同,这里的备注只是显示一行一行的横线即空行,(供手工填写的).
③“备注在幻灯片之下”,产生的WORD文档则不是表格而是一页一页的文档,每页幻灯片之后都有一个“手动分页符”,注意:这个表格中的每个单元格代表WORD中的一页内容.
④“空行在幻灯片之下”,这里的备注只是显示一行一行的横线即空行,(供手工填写的),每页幻灯片之后都有一个“手动分页符”,注意:这个表格中的每个单元格代表WORD中的一页内容.
⑤“仅使用大纲”,就是只输出大纲到WORD中(一般来说是输出标题)。      在图(5)的“将幻灯片添加到Microsoft Word”栏中,有两项选项,一、是使用“粘贴”;二、是使用“粘贴链接”,“粘贴”的含义就是,将POWERPOINT幻灯片嵌入到WORD中,以后对POWERPOINT文档的修改不会影响到WORD中这个“粘贴”文稿,如果选用“粘贴链接”那么每次你对产生的WORD或原POWERPOINT文档进行修改后都会影响到对方,即在WORD中修改POWERPOINT文稿后,如果我们再打开POWERPOINT文稿,那么POWERPOINT也同样被修改了,这一点需要大家注意!
  我们来复习一下这一节的内容:我们讲了如何使用POWERPOINT幻灯片来发送你的POWERPOINT文档,POWERPOINT支持将整个演示文稿按照附件的形式安装,还支持以当前页的形式发送一张幻灯片;还讲了如何如何将POWERPOINT演示文稿导入到WORD中,最后讲了发送到WORD中的两项选项,“粘贴”和“粘贴链接”的区别!
  待续...   

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