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个人书信的书写格式与基本要求

个人书信的书写格式与基本要求

个人书信,是指家人、亲戚、朋友、同志之间询问生活状况、叙 谈友情、交流思想、传递信息、研究工作、讨论问题等等而写的私人 信件。

下面是一封简短的家信:
妈妈:
您好!
7月5日的信和包裹均巳收到。得知妈妈已经恢复健康,麦子又 获得了大丰收,我和惠玲就放心了。

您让买的三九胃泰,在收到信的当天下午就已寄回两盒。不几 天,小王就会送到您手边的。
我们俩一切都好,小虎长得壮实可爱,在幼儿园里也很乖,请妈 妈不必挂念。今年暑假,我们一定会回家看望敬爱的妈妈。
望妈妈多多保重身体。
敬颂
安好!
儿宏伟工 媳惠玲
7月15日
附:小虎近照一张。

一般书信,大都分六个部分。

1.称谓。称谓就是对写信人的称呼。上面短信中的“妈妈”就 是这一部分。信上怎样称呼,要看写信人和收信人是什么关系。一般 说来,平时对收信人怎样称呼,信上就怎样写。写给同学、同志、战 友的信,可以直写名字,也可以在名字后面加上“同学”、“同志”、 “战友”,如“志强”或“志强同学”等;如果名字只一个字,直呼名 字可以,若要加上“同学”等称呼,一般应写上姓,如“刘琪同学” 等。写给兄弟姐妹的信,比自己年长者称“哥(兄)”、“姐(姐姐)”; 或者在称呼前面加上排行,如“大哥”、“大姐”;比自己年幼者称 “弟”、“妹妹”等,也可以直写名字。写给晚辈的信,直写名字,或 者在名字后面再加称呼,如“晓东”或“晓东儿”。写给长辈的信, 一般不能写名字,而要写尊敬的称呼,如“奶奶”、“爸爸”等,不过 对某些长辈,为表示和其他人有区别,也可以在称呼前面加上名或 姓,如“德忠大叔”、“马老师”;也可以在对长辈称呼的前面加上 “尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的” 一类表示亲热和敬意的词。对学有 专长、年高望重的老科学家、老教育家等,为了表示尊重,也可在姓 之后加上个“老”字,如“郭老”、“叶老”等。有时为了表示郑重和
尊重,写信人也可以用职务来称呼收信人,如“王院长”、“雷教授”、 “周工程师”等。
称呼应从信笺第一行顶格写起,单独占一行,以表示尊敬和有礼 貌,后面要加冒号,表示下面有话要说。

2.问候。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人关心的表示。 人们平时见了面,还要问声“您好!” “最近忙吧?”等等,何况书信 一般多是写给不常在一起、不能见面交谈的人呢!上面短信中“您 好!”便是。
问候语的选用,应根据和收信人的关系、写信的时间环境而定, 既要有礼有节,也要有针对性。例如对老年人,可以问健康状况: “您身体好吧?” “近来身体好吧?”对一般人则可问声:“您好!” “近 好!” “工作顺利、精神愉快吗?”对在校的学生,可以问问学习情况: “学习紧张吧!” “学习忙吧!”对新婚夫妇,可以说:“新婚快乐吧!” 若知对方有病,则可问“病好了吗?”对方刚出医院,便可用:“恢复 健康了吗?”如果适逢节日,便可用节日的问候,如“新年好!” “新 春偷快!” “值此新春佳节之际,谨向您及其全家致以节日的问候!” 如果适逢季节变换之时,便可问寒问暖,如“当此春风送暖的日子 里,您身体一定很健康吧!”
问候的话,可以紧接称呼语后面写,也可以写在称呼语的下一 行,空两格,单独成为一个段落。

3.正文。正文是书信的主要部分。凡是要告诉对方的事情,回 答对方的问题,或向对方询问的情况等等,都要写在这一部分。
具体说来,正文可分为连接语、主体文和总括语三个部分。
连接语有承上启下的作用,是在问候之后,说明为什么要写这封 信。例如“许久没有通信了,很是想念,特地写信问候。” “喜闻你考 上大学了,夙愿得偿,特去信向你表示祝贺。” “我在学习古典文学 时,有一个问题百思不解,今写信向您请教。” “听说西安新华书店正 在出售广西人民出版社出版的《古代诗词曲名句选》,请你代买一本。”如果写的是回信,先要写明“X月X日的来信已经收到,请勿 念。”之类的话。
正文的主体文要另起行空两格写起。如果要说的话,要托办的事 较多,就应该分段来写,一件事或一层意思写成一个自然段,这样显 得眉目清楚,对方也一目了然。上面那封短信中,从“7月5日”到 “看望敬爱的妈妈”就是主体文,分了三个自然段。如果是复信,最 好在主体文开始时先把来信中询问的问题,或者委托过什么事情,有 什么结果等,明确地告诉对方,因为这是收信人最关心的事情,然后 再写自己要说的话。
主体文是书信的主要部分,写信时不仅要把要说的话、要办的事 说明白,写清楚,而且要简明扼要,措辞得当。
总括语,这是主体文将要结束时,总括一下全信的内容,以加深 收信人的印象,使收信人能更好地掌握全信的内容。例如“总之,拜 托之事,请你在百忙中尽快办妥。” “请教的问题,请不吝赐教。”等 等。上面那封短信中的“望妈保重身体”这句话就是总括语。如果认 为没有必要,也可以不写。

4.结尾。结尾是写完正文,临结束时写上一句祝颂或表示敬意 或勉励的话。这是一种礼节。上面短信中的“敬祝安好”便是。我国 历来是讲究文明礼貌的,祝颂语也是多种多样,写信时该用哪个祝颂 语更为合适,这要根据自己同收信人的关系、信的内容,以及有关具 体情况而选用,切不可信手拈来。一般说来,给长辈写信,可以写 “祝您安好”、“敬颂健康”、“敬祝全家平安”,等等。给平辈写信,可 以写“祝你健康”、“祝你进步”、“祝幸福”、“祝工作顺利”,等 等。给晚辈写信,一般不写祝愿的话,而写希望、勉励一类的话,如 “望努力学习”、“希你努力工作”、“盼儿工作顺利”,等等。给组织或 领导写信,可以写“妥否请批复”、“请指正”、“并请函复”、“此 致敬礼”,等等。若遇到节日,可以写“敬祝春禱”(春节)“祝 你节日愉快”等。如慰问病人,可以写“祝早日恢复健康”、“敬
祝痊安”(病愈后)等。
另外,对我国古代流传下来的祝颂语也可以适当地选用。如对编 辑人员,也可以写“祝编安”;对教师,也可以写“即颂教祺”; 对搞创作的,也可以写“即颂著安”;对夫妇二人,也可以写“祝 俪安”,等等。
祝颂语的格式,一般先写“此致”、“祝你”等词语,这样的词语 可以紧接正文写,也可以另起一行空两格写;“敬礼”、“近安”、“生 日快乐”等词语,一定要另起一行顶格写,表示尊敬。“生日快乐” 等词语后面,一般不用感叹号。如果正文结束处正好在一行的末尾, 右边写不下其他字了,则应另起一行,空两格写“此致”、“祝”等 词;另起一行顶格写“敬礼”、“健康”等词。

5.署名。署名,是指在书信的最后一行署上写信人的姓名,有 时还要在名字前面加上称谓,如“弟 X X”、“儿 x x”等。署名 的写法,同样也要考虑和收信人的关系。一般地说,署名和称谓要对 应。如果是写给平辈的信,可只写名字,不用自称,不带姓。如果关 系不太密切,或初次写信,以写全姓名为好。给长辈写信,要在署名 前加上自称,上面短信中的“儿”、“媳”便是。给晚辈的信,一般只 写自称,如“父”、“姑姑”等,也有的还加上名字,或只写名字。
署名应写在正文结尾后面一行的后半部分,也就是全信的右下 角。自称和名字一般各占一行,先写自称,后写名字,名字写在下一 行的自称之后。

6.日期。信的最后,在署名的下一行,再稍靠后一点,写上发 信的日期,上面那封短信中的“7月15日”就是。这也是一封书信中 不可漏掉的一部分。有了日期,不仅便于收信人査收,而且往往与信 的内容密切相关。如有的信上说:“昨天收到你的来信”、“明天我们 就去上海实习”等,如果不写明写信日期,收信人就弄不清你所说的 “今天”、“明天”到底是哪一天。日期一般要写公历(阳历),如果写 的是农历(阴历),就应在日期前边加上“农历”或“阴历” 二字,以免发生误会。写日期时,一般只写清月、日即可。如果是重要的, 或者是时间性较强的信件,除了写年、月、日以外,还要写明更为确 切的时间,如“1990年4月3日凌晨5时50分' 节日前夕或节日期 间写信,也可以用节日名称代替日期,如“元旦前夕”、“春节”、“端 午节”等。如果在旅途中写信,还可以在日期后面附带写上写信的地 点,例如:“8月15日晚于西安唐都宾馆”。

以上是一封信应有的六个部分。
此外,如果信已经写完,临时又想起一些事情要告诉对方,或觉 得某件事叙述得还不够全面时等,在信的后面还可以补写。为醒目起 见,常在补写话语的前面加上“另”、“又”、“另外”、“还有”等字 样。或者在附言之后写上“又及” 二字。
信封里附有照片、卡片等轻薄物品时,应写上“附:x x百日照 一张”、“随函附寄卡片两张”等。上面那封短信中的“附:小虎近照 一张”就是这样。
如果在信里要代别人问候收信人,或托代问候的话,可以在日期下 边一行的左方,写上“x x x向你问好”,或“请向伯父、伯母问好”。 写信还包括写信封。在未谈信封的写法之前,请先看看这个信封:
□□□□□□
1!占 由P
票 处
□□□□□□
这是实行邮政编码后用的标准信封。它包括五个部分,左上方的 六个方格,写收信人地区的邮政编码;右下方的六个方格,写寄信人 地区的邮政编码。填写数字前,一定要査问清楚,并且要按照信封封 口上的标准字体书写,它关系到分拣、投递的速度和准确度,一点不 能马虎。左上方的六个方格的下面空两三个字写收信人的地址,这一 定要写得详细具体,地名、单位要写全称。在大地名和小地名之间, 地名和号数之间,都要空一格断开,以给人眉目清楚之感。一行写不 完,转行时,也不要把地名的字与字之间、号数的数目之间拆开,以 免看错而误投。
中间写收信人的姓名,字迹可略大一些。姓名后面可以空两三个 字,根据和收信人的具体情况写上“同志”、“先生”、“女士”、“教 授”等称呼,也可以不写诸如此类的称呼。这里特别值得一提的是, 收信人的姓名既是给收信人看的,也是给邮局和收发工作人员看的, 因此,在收信人姓名后面写“父亲”、“岳父”、“儿”之类的称呼是不 合适的。
在收信人的下边、信封偏右的地方,用比收信人字迹略小的字写 发信人的地址和姓名。地址应当写全称,姓名写全称,或只写姓,这 样若万一投错,也能迅速退还本人;同时,收信人一看到信封,也就 知道是谁从何处寄来的。
信封上的字,要用毛笔、钢笔、圆珠笔书写,不能用铅笔写,以 防模糊不清;也不要用红色笔去写,这会被认为是绝交信。
信封写好后,把信瓤平整地叠成长方形,装人信封内,封好口。 邮票应贴在右上角贴邮票的地方,不要贴在信封背面或封口处,这样 不便邮局盖戳销票。
若属重要书信,最好到邮局办理挂号、特快专递或保价手续,以 防丢失。若寄航空信,还须向邮局索取航空标志,贴在邮票旁边,也 可以买专用航空信封。
不通过邮局寄发,托人捎带或派专人送去的书信,如果捎信人或 送信人熟悉收信人的地址,信封上就不必写了,只在收信人地址的位 置上,空三五个字写上“面交”、“烦交”、“呈交”、“送交”、“专送” 等字样即可。如果捎信人或送信人不知道收信人地址,则应与普通信 封一样,写得越详细越好。由于是面交,发信人的地址就不必写了, 一般在发信人地址的位置上空半行处写上“X托”,或“XX X拜托” 就行了。例如:
烦 交 
刘在远 同志 启
李 托 

下面再说国际通用信封的格式和写法:国际上使用的信封是横式 的。按国际规定,寄往国外的书信,收信人姓名、地址要写在信封的右 下角,寄信人姓名、地址要写在信封的左上角或写在信封背面的上半 部。同时,信封要用英文、法文或对方国家通用的文字书写,并用中文 注明对方的国名和地名。如果不用英文、法文书写,也应用英文、法文 注明对方的国名和地名。但是,寄往日本、朝鲜和蒙古的书信,封面可 以用中文书写。还必须强调指出的是,寄往国外的信,必须写明收信人和寄信人的国家、地区、城市、街道名称和门牌号码。下面这个信封, 收信人的姓名和地址是用法文写的,寄信人的姓名和地址除“Rue (路)”外,则是用汉语拼音字母写的(用汉字书写也可)。
寄信人姓名 Yang Chang Long 地 址 Rue Taibai
城市(省)名 Xi’ an Shaanxi 国 名 PEOPLE’S REPUBLIC OF CHINA
邮票
收信人姓名 Melle Silvie Levey
地 址 7 Rue M6rim6e
城市名称75016 Paris 国名(地区)France

最后再说说明信片的使用。
明信片是一般书信的一种样式。因为邮寄时没有信封,内容完全 外露,所以叫明信片。它使用方便、迅速,邮费仅为普通信函的一 半。
明信片是一种长方形的硬纸卡片,归邮局统一发行。现在常见的 标准明信片有以下两种:
第一种:正面分左右两边,左边填写收信人的地址、姓名和寄信 人的地址、姓名。右边空白处和背面(有的背面印的有各种图案)写
要写的话。

例如:
中国人民邮政明信片 
□ □□□□□ !................: 
收信人地址: 
收信人姓名: 
寄信人地址姓名: 
□□□□□□ 
第二种:正面如同信封,填写收信人的地址、姓名和寄信人的地 址、姓名,背面写要说的话。
例如:
(正面)
中国人民邮政明信片 □□□□□□ 收信人地址: 收信人姓名:  
寄信人地址姓名: □□□□□□  

(背面)
使用明信片应该注意的是:
第一,因为内容完全外露,只适宜写一般的、可以公开的事情, 凡是重要的、保密的事情,不要使用明信片,以免泄露机密。
第二,篇幅容量有限,只能写简短的几句话,因此,只适宜写简 单的事情,或表示节日祝贺等;不是三言两语能说清楚的,最好不要 用明信片,免得给对方带来麻烦。
第三,语言要简练,书写要工整。不能用铅笔写,免得经过摩 擦,字变得模糊不清;也不能用红色笔写,让人误认为是绝交书。
 


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